Temps fort de la vie d’un office de Commissaires de justice, le contrôle de Chambre se déroule en deux temps. En effet, les Commissaires de justice doivent se préparer, d’une part, au contrôle inopiné et, d’autre part, au contrôle sur site. A travers cet article, nous vous proposons de revenir sur les documents à fournir tant pour le contrôle inopiné que pour le contrôle sur site. Bien préparé, vous pourrez ainsi aborder cette période avec davantage de sérénité.
Le contrôle inopiné : la liste des documents à préparer
-
Les documents à produire obligatoirement sont les suivants :
- un tableau de bord à la veille de la demande ;
- une balance générale à la veille de la demande ;
- la première et dernière page de la balance des dossiers à la veille de la demande ;
- le dernier rapprochement bancaire et le relevé correspondant de tous les comptes ;
- l’attestation de l’expert-comptable (codifiée par arrêté du 4 juin 2008) et la lettre de mission ;
- les rapprochements bancaires au 31/12 de l’exercice contrôlé avec les extraits de comptes correspondants ;
- la balance définitive au 31/12 de l’exercice contrôlé avant clôture.
Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, trois documents sont également à fournir :
- le numéro d’immatriculation de l’office sur la plateforme ERMES
- les noms du déclarant et du correspondant TRACFIN désigné par l’office (il peut s’agir d’une seule et même personne)
- le justificatif de l’abonnement de l’office à l’infolettre Gel des avoirs.
L’ensemble de ces documents sont à transmettre préalablement en format dématérialisé via la plateforme mise à disposition (DATA-ROOM).
| Focus sur l’attestation de l’expert-comptable
Conformément aux dispositions toujours en vigueur du décret modifié n° 56-222 du 29 février 1956 (article 94-18 notamment), applicable désormais à l’ensemble des offices de Commissaires de justice, il est obligatoire de communiquer à la Chambre, à la fin du mois de mars de chaque année : – l’attestation annuelle d’expert-comptable, enrichie d’une mention particulière pour les ex-commissaires-priseurs judiciaires ; |
- D’autres documents peuvent être sollicités par les inspecteurs. Il s’agit des documents suivants :
- le rapprochement bancaire mensuel numéroté compte(s) gestion office ;
- le rapprochement bancaire mensuel numéroté compte affecté ;
- le tableau de bord journalier ;
- les balances générales mensuelles ;
- l’état des engagements financiers personnels à caractère professionnel ;
- un état des immobilisations ;
- une balance générale de clôture de l’exercice écoulé ;
- les attestations des charges sociales salariales ;
- l’attestation des paiements des charges sociales salariales ;
- l’attestation de paiement de la TVA et des taxes forfaitaires ;
- l’attestation de paiement des impôts (RPP, IS, IFA, taxe professionnelle, TVS…) ;
- l’attestation de paiement des cotisations professionnelles ;
- l’état des produits bruts et le relevé récapitulatif des actes accomplis ;
- le fichier des écritures comptable au dernier jour de l’exercice contrôlé avant clôture.
A noter :
Tous les documents adressés doivent être visés par les titulaires.
Le contrôle sur site : vérification des documents et demandes complémentaires
Le contrôle sur site donne l’opportunité aux inspecteurs de vérifier les justificatifs transmis précédemment et d’accéder à des informations complémentaires.
D’une façon générale, sachez que, dans le cadre d’un contrôle sur site, il vous sera demandé les mêmes documents que pour un contrôle inopiné mais sur l’ensemble de l’année.
Les principaux documents à tenir à disposition dès le début du contrôle sont :
- le journal général ;
- le grand livre (consultable à l’écran en format .pdf ou en version imprimée) ;
- la liste journalière des comptes mouvementés ;
- un rapprochement bancaire mensuel numéroté compte affecté ;
- un tableau de bord journalier ;
- des balances générales mensuelles ;
- un état des engagements financiers de l‘office ;
- un état des engagements financiers personnels à caractère professionnel ;
- une attestation de paiements des charges sociales salariales ;
- une attestation de paiement de la TVA et des taxes forfaitaires ;
- une attestation de paiement des impôts (RPP, IS, IFA, taxe professionnelle, TVS…) ;
- une attestation de paiement des cotisations professionnelles ;
- un état des produits bruts et le relevé récapitulatif des actes accomplis ;
- la déclaration fiscale (année contrôlée et année précédente) en version imprimée.
A noter :
Tous les documents adressés doivent être visés par les contrôleurs et les titulaires.
Vous l’aurez compris : la liste de documents que ce soit pour le contrôle inopiné ou pour le contrôle sur site est conséquente. De ce fait, pensez, dans la mesure du possible, à anticiper. Par ailleurs, n’hésitez pas à vous faire accompagner afin de répondre au formalisme attendu et afin de remplir l’ensemble des exigences susceptibles d’être formulées par les inspecteurs.